Kısa cevap: Web formunun CRM'e doğru akması için beş şey gerekir: formun alanları CRM alanlarına eşlenmeli, UTM parametreleri ve reklam tıklama kimliği (gclid) gizli alanla taşınmalı, mükerrer kayıt kontrolü kurulmalı, kayıt saniyeler içinde bir sorumluya atanmalı ve form spam ile KVKK onayı açısından korunmalıdır. Çoğu sitede form hâlâ e-postaya düşer; kayıt gecikir, kaynak kaybolur, hangi kampanyanın satış getirdiği bilinmez. Bu yazı uçtan uca bir kurulum listesi sunar. Hizmet kapsamı için web formu ve reklam entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.
1. Formu sade tutun
Her ek alan dönüşümü düşürür. Ad-soyad, telefon, e-posta ve tek bir 'ne için ulaşıyorsunuz?' alanı çoğu B2C ve KOBİ formu için yeterlidir; detayı görüşmede toplarsınız. B2B tarafında şirket adı ve kısa mesaj eklenebilir. Telefon alanı Türkiye için biçim doğrulamalı olmalıdır (örn. +90 ve 10 hane); hatalı numaralı kayıt ilk günden çöptür.
2. Gizli alanlarla kaynak bilgisini taşıyın
Formun görünmeyen alanları, lead'in nereden geldiğini CRM'e taşır. Bunlar olmadan 'bu ay 200 lead geldi' demek mümkündür ama 'hangi kampanyadan kaçı satışa döndü' demek mümkün değildir.
| Gizli alan | İçerik | Neden gerekli |
|---|---|---|
| utm_source / utm_medium / utm_campaign | Reklam bağlantısındaki UTM parametreleri | Kanal ve kampanya bazlı lead ve satış raporu |
| utm_term / utm_content | Anahtar kelime ve reklam varyantı | Hangi anahtar kelime/reklam satış getiriyor |
| gclid (ve gerekiyorsa fbclid) | Reklam platformunun tıklama kimliği | Satış sonucunu Google/Meta'ya geri bildirmek için |
| Sayfa adresi ve yönlendiren (referrer) | Formun doldurulduğu sayfa | Hangi sayfa ve içerik lead üretiyor |
| Zaman damgası ve cihaz | Tarih/saat, mobil/masaüstü | Yanıt süresi ve cihaz bazlı dönüşüm analizi |
Tarayıcı UTM ve gclid değerlerini yalnızca ilk sayfa yüklemesinde görür; kullanıcı sayfalar arasında gezinirse kaybolur. Bu yüzden değerlerin çerez ya da oturum belleğinde saklanıp forma yazılması gerekir. Bu adım atlanırsa lead'lerin büyük kısmı 'kaynak: doğrudan' olarak görünür.
3. Formu CRM'e bağlama yolları
- CRM'in kendi form özelliği: Zoho, HubSpot ve Bitrix24'ün hepsi form oluşturucu sunar; siteye gömülür ya da bağlantıyla kullanılır. En hızlı yoldur; tasarım ve esneklik sınırlı olabilir.
- Mevcut site formunu API/webhook ile bağlamak: Site formu kendi tasarımınızdadır; gönderimde veri CRM'in API'sine ya da bir webhook adresine iletilir. Esnektir; küçük bir geliştirme gerektirir.
- Otomasyon aracıyla (ara katman): Form verisi bir otomasyon aracına, oradan CRM'e akar. Hızlıdır ama ek bir bağımlılık ve maliyet getirir; hata izleme gerekir.
4. Mükerrer kayıt kontrolü
Aynı kişi iki kez form doldurabilir (reklamdan, sonra siteden). Yeni kayıt açmak yerine telefon ya da e-postaya göre mevcut kişiyi bulmalı, yeni etkileşimi (yeni ilgi, yeni kaynak) onun kartına eklemeli ve sorumluya bildirmelisiniz. Aksi hâlde iki satışçı aynı kişiyi arar ve müşteriye profesyonel görünmezsiniz.
5. Anında atama ve ilk yanıt
Formdan gelen lead'in değeri her dakika düşer. Atama kuralı (sırayla, bölgeye ya da ürüne göre) kayıt oluştuğu anda çalışmalı, atanan kişiye anında bildirim gitmeli ve belirlenen sürede aranmamışsa yöneticiye uyarı düşmelidir. Atama yöntemleri ve ilk yanıt hedefi için lead yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz. Kayıt sonrası otomatik e-posta ya da (uygun izinlerle) WhatsApp karşılama mesajı, ilk teması garantiler; kanal kurulumu için WhatsApp CRM entegrasyonu rehberi yardımcı olur.
6. Spam koruması ve KVKK onayı
- Spam: görünmeyen tuzak alan (honeypot), form gönderim hızı sınırı ve bir CAPTCHA/bot doğrulama hizmeti; spam kayıtların CRM'i kirletmesini önler.
- Açık rıza ve aydınlatma: formun altında aydınlatma metnine bağlantı ve (gerekiyorsa) ticari ileti için ayrı, önceden işaretlenmemiş onay kutusu bulunmalı; onayın tarihi ve metni CRM'e kaydedilmelidir.
- Saklama: onaylanmayan ya da geçersiz kayıtlar için temizleme kuralı belirleyin. Hukuki değerlendirme için uzman görüşü almanızı öneririz; ayrıca KVKK ve CRM rehberine bakın.
7. Uçtan uca test listesi
- Reklam bağlantısı (UTM'li) ile siteye girin, birkaç sayfa gezin, formu doldurun; UTM değerlerinin CRM kaydında göründüğünü doğrulayın.
- Aynı telefonla ikinci kez form doldurun; yeni kayıt açılmadığını, mevcut kişiye etkileşim eklendiğini doğrulayın.
- Hatalı telefon ve boş zorunlu alanla deneyin; form hata mesajı veriyor mu?
- Mesai dışı bir saatte gönderin; atama ve bildirim doğru çalışıyor mu?
- Mobilden gönderin; form ve onay kutusu kullanılabilir mi?
- Spam deneyin (tuzak alanı doldurun); kayıt engelleniyor mu?
- Kaydın otomatik karşılama mesajını tetiklediğini doğrulayın.
8. Döngüyü kapatın: satış sonucunu reklam platformuna bildirin
Kurulumun son ve çoğu işletmede eksik kalan adımı, CRM'deki sonucu geri bildirmektir: randevu, teklif ya da satış aşamasına ulaşan lead için gclid ile Google Ads'e çevrimdışı dönüşüm, Meta'ya ise Conversions API üzerinden olay gönderilir. Böylece reklam sistemi form dolduranı değil gerçek müşteriyi öğrenir. Bu, reklam verimini en çok etkileyen adımdır. Raporlama tarafı için CRM raporlama ve dashboard sayfamıza bakabilirsiniz.
Sektörlere göre form örnekleri
| Sektör | Önerilen alanlar | Gizli alan / not |
|---|---|---|
| Klinik / güzellik | Ad-soyad, telefon, ilgilenilen işlem (liste), tercih edilen saat | Kampanya adı; izin onayı; ilk yanıt SLA'sı kısa olmalı |
| B2B / üretim | Ad-soyad, firma, telefon, e-posta, ürün grubu, kısa mesaj | Sayfa adresi ve ürün sayfası; yetkili kişi mi sorusu isteğe bağlı |
| İnşaat / emlak | Ad-soyad, telefon, ilgilenilen proje/ünite tipi, bütçe aralığı | İlan/proje kaynağı; yer gösterme randevu tercihi |
| Eğitim | Öğrenci ve veli adı, telefon, program, sınıf/seviye | Veli onayı; kayıt dönemi kampanya bilgisi |
Landing page formu ile site formu arasındaki fark
Landing page'ler tek bir hedefe odaklanır ve reklamla birlikte çalışır; form genellikle sayfanın tek eylemidir. Site içi 'iletişim' formu ise çok amaçlı ve daha az hedefli trafiği toplar. İkisinin de CRM'e kaynak bilgisiyle düşmesi gerekir; ancak landing page formunda UTM/gclid taşıma, site formunda ise 'hangi sayfadan geldi' bilgisi daha belirleyicidir. Kaynakların tek bir CRM alanında birleşmesini ve iki formun aynı atama kuralına girmesini sağlayın.
İlk 30 gün: izlenecek 6 metrik
- Form dönüşüm oranı: formu görenlerin kaçı gönderiyor (sayfa ve cihaz bazında).
- Geçersiz/spam oranı: CRM'e düşen kayıtların kaçı kullanılamaz.
- İlk yanıt süresi: form gönderimi ile ilk insan teması arasındaki süre.
- Lead → randevu/teklif oranı: kaynak bazında.
- Mükerrer oranı: kaç kayıt mevcut kişiye bağlandı.
- Kaynak 'doğrudan' oranı: yüksekse UTM/gclid taşıma bozuktur; yeniden test edin.
Devamını okuyun: Instagram DM'den lead toplama · Lead nedir?.
Devamını okuyun: Veri kalitesi metrikleri.
İlgili sayfalar: CRM entegrasyon danışmanlığı.
Sık sorulan sorular
Formu CRM'e bağlamak için yazılımcıya ihtiyaç var mı?
CRM'in kendi form özelliğiyle hayır; mevcut site formunu API ile bağlamak ya da gizli alan ve UTM taşıma gibi adımlar için küçük bir geliştirme gerekir.
Landing page aracı kullanıyoruz; yine de CRM'e akar mı?
Evet; çoğu landing page aracı CRM entegrasyonu ya da webhook desteği sunar. Önemli olan, gizli alanların (UTM, gclid) aracın form yapısında taşınmasıdır.
Meta ve Google lead formları da aynı mantıkla mı bağlanır?
Mantık aynıdır: kayıt kaynak bilgisiyle CRM'e düşer, atanır, takip edilir. Bağlantı yöntemi platforma göre değişir; ayrıntılar CRM entegrasyonları sayfamızda.
