Kısa cevap: CRM firması, CRM yazılımını geliştiren ve lisanslayan şirkettir (Salesforce, HubSpot, Zoho, Bitrix24, Microsoft Dynamics 365 gibi). CRM danışmanlık firması ise bu yazılımı sizin sürecinize göre analiz eden, seçen, kuran, eğiten ve destekleyen hizmet firmasıdır. İkisi birbirinin yerine geçmez: yazılım olmadan danışmanlık olmaz, danışmanlık olmadan yazılım çoğu zaman kullanılmaz. Karıştırıldığında iki tipik hata görülür: yazılım satıcısından kurulum ve süreç danışmanlığı beklemek, ya da danışmanlık firmasından yazılımın kendi geliştirmesini beklemek. Bu yazıda farkı, ne zaman hangisine ihtiyaç duyulduğunu ve doğru karar sırasını anlatıyoruz. Yazılım sağlayıcıları için CRM firmaları, danışmanlık firmaları için CRM danışmanlık firmaları sayfalarına bakabilirsiniz.
İki firma türü yan yana
| Boyut | CRM firması (yazılım sağlayıcı) | CRM danışmanlık firması |
|---|---|---|
| Ne satar? | Yazılım lisansı ve platform | Analiz, tasarım, kurulum, eğitim, destek hizmeti |
| Gelir modeli | Abonelik/lisans | Proje ve danışmanlık bedeli; bazen bakım sözleşmesi |
| Odak | Ürünü geliştirmek ve yaygınlaştırmak | Ürünü sizin sürecinize uyarlamak |
| Sizin sürecinizi tanır mı? | Genel ürün; sizi tanımaz | Sizin süreciniz ve ekibinizle çalışır |
| Destek kapsamı | Ürün hatası ve kullanım yardımı | Yapılandırma, süreç ve kullanım sorunları |
| Tarafsızlık | Kendi ürününü önerir | Bağımsızsa ihtiyaca göre farklı ürün önerebilir |
Neden karıştırılıyor?
İki nedenle: Birincisi, çoğu yazılım sağlayıcısı kendi 'iş ortağı' ağıyla kurulum hizmeti sunar; yani bir yazılım markasının adı altında danışmanlık firması karşınıza çıkar. Bu iş ortakları genellikle yalnızca o platformu kurar. İkincisi, arama motorunda 'CRM firmaları' aradığınızda her iki tür de aynı sonuç sayfasında yer alır. Oysa ihtiyacınız bir yazılım mı, yoksa bir kurulum hizmeti mi? Cevabınız çoğu zaman 'ikisi de' olur; ama sıralama önemlidir.
Doğru karar sırası
- Süreci netleştirin: Satış sürecinizin gerçekte nasıl işlediğini ve en çok kaybettiğiniz noktaları yazın (süreç danışmanlığı).
- Gereksinimleri çıkarın: Olmazsa olmaz, olsa iyi olur, gerekmez (seçim danışmanlığı).
- Yazılım adaylarını belirleyin: 2-3 platformu kısa listeye alın; profillere bakın (CRM firmaları, programlar kıyası).
- Pilot yapın: Gerçek veriyle iki hafta; satışçı geri bildirimi alın.
- Kurulumu kime yaptıracağınıza karar verin: İç ekip, platformun iş ortağı ya da bağımsız danışman (firma türleri).
- Üç yıllık maliyeti hesaplayın: Lisans + kurulum + eğitim + destek (maliyet çerçevesi).
Sıra tersine döndüğünde (önce yazılımı satın alıp sonra 'şimdi kuracak biri bulalım' dendiğinde) çoğunlukla süreç ve ihtiyaç analizi atlanır; sonuç, 'platform bize uymadı' hayal kırıklığıdır. Oysa çoğu zaman sorun platformda değil, sırada ve analiz eksikliğindedir (CRM projeleri neden başarısız olur?).
Hangi durumda hangisine ihtiyacınız var?
| Durum | Önce kime başvurun? | Neden? |
|---|---|---|
| Henüz CRM yok, nereden başlayacağınızı bilmiyorsunuz | Bağımsız danışman (süreç + seçim) | Platform kararından önce süreç ve gereksinim gerekir |
| Platformu seçtiniz, kurulum lazım | Platformun iş ortağı ya da bağımsız danışman | Platform bilgisi derinliği ve fiyat/takvim karşılaştırması |
| Mevcut CRM kullanılmıyor | Bağımsız danışman (teşhis + yeniden yapılandırma) | Sorun çoğunlukla kurulum ve benimsemededir (teşhis) |
| Süreç hiçbir kalıba sığmıyor | Danışman + özel modül/yazılım evi | Hazır CRM üstüne özel modül mü, özel yazılım mı kararı |
| Yalnızca lisans fiyatı soruyorsunuz | Yazılım sağlayıcısının resmî sayfası ve satış ekibi | Lisans fiyatı danışmanın bilgisi değil, ürünün planıdır |
Bağımsız danışman ile platform iş ortağı
Danışmanlık firmaları arasında platform iş ortakları (belirli bir yazılımın resmî ortağı) ve bağımsız danışmanlar (birden fazla platformda çalışan ve ortaklık bağı olmayan) ayrımı önemlidir. İş ortağı, ilgili platformun derin bilgisini ve resmî destek kanalını sunar ama platform seçimi konusunda tarafsız olmayabilir. Bağımsız danışman platformlar arasında yönlendirme yapabilir ama tek platformda iş ortağı kadar derin olmayabilir ve onun da bildiği platformlara yöneltme eğilimi vardır. Her iki durumda da sormanız gereken soru aynıdır: hangi platformla ortaklık, komisyon ya da hedef ilişkiniz var? (danışmana sorulacak 20 soru). Biz bağımsız türdeniz; hiçbir platformun resmî iş ortağı değiliz, Zoho CRM, HubSpot ve Bitrix24 üzerinde çalışırız.
Sık yapılan karışıklıklar
- 'Yazılım satıcısı kurulumu da yapar' beklentisi: Çoğu satıcı lisans satar; kurulum ve süreç tasarımı iş ortağı ya da danışmanın işidir.
- 'Danışman yazılım geliştirir' beklentisi: Danışmanlık firması çoğunlukla yapılandırır; özel yazılım için yazılım evi gerekebilir.
- 'Ucuz lisans = ucuz proje' varsayımı: Lisans düşükse bile kurulum, veri ve eğitim maliyeti vardır.
- 'En ünlü yazılım = en doğru yazılım' varsayımı: Ölçek ve süreç uyumu markadan önemlidir.
Üç kısa senaryo (varsayımsal)
- Senaryo 1 — Klinik zinciri, platform belli değil: 12 kişilik randevu ekibi, WhatsApp ağırlıklı talep. Önce süreç ve gereksinim çıkarılır, 2-3 platform pilotlanır; kurulum seçilen platformun iş ortağı ya da bağımsız danışmanla yapılır (klinik CRM).
- Senaryo 2 — Üretim firması, ERP mevcut: Karar süreci uzun, bayi ağı var. Platformu kıyaslamadan önce ERP bağlantısı ve hesap bazlı süreç netleştirilir; entegrasyon yetkinliği olan danışman seçilir (B2B CRM danışmanlığı).
- Senaryo 3 — Küçük ajans, CRM kurulmuş ama kullanılmıyor: Yeni yazılım gerekmiyor; teşhis, sadeleştirme ve benimsetme planı gerekiyor (dönüşüm danışmanlığı).
Sözleşmede ayrı ayrı yazılı olması gerekenler
Yazılım lisansı ile danışmanlık hizmeti genellikle ayrı sözleşmelerdir ve ayrı taraflarla yapılır: lisansı platformdan alırsınız, hizmeti danışmanlık firmasından. Hizmet sözleşmesinde şunlar yazılı olmalıdır: kapsam ve kapsam dışı, aşama ve teslimatlar, kabul kriterleri, takvim, değişiklik prosedürü, sistem ve hesap sahipliği, gizlilik ve veri işleme koşulları, destek süresi ve yanıt süreleri, fesih ve devir koşulları. Lisans tarafında ise hesap sahipliği ve yönetici yetkisinin sizde olması, kullanıcı artışında fiyatlama ve veri dışa aktarma hakkı kontrol edilir. Kişisel veri işleme tarafı için hukuki danışmanlık almanızı öneririz (KVKK ve CRM).
Platform profilleri: Salesforce · Microsoft Dynamics 365 · Odoo CRM.
Sık sorulan sorular
Aynı firma hem yazılımı satıp hem kurabilir mi?
Evet; yazılım sağlayıcıları ve bazı yerli yazılım firmaları kendi ürünlerinin kurulumunu da yapar. Bu durumda tarafsızlık soruları yine geçerlidir ve çıkış kolaylığı (veri dışa aktarma) özellikle sorgulanmalıdır.
Lisansı danışmanlık firmasından mı almalıyım?
Genellikle lisansı doğrudan platformdan almak, hesap sahipliği ve şeffaflık açısından daha güvenlidir. Biz de lisansın platformdan alınmasını öneriyoruz.
İlk adım olarak ne yapmalıyım?
CRM seçim sihirbazını deneyip ön yönlendirmeyi alın; ardından CRM seçimi danışmanlığı kapsamında gereksinim ve pilot çalışmasını konuşabiliriz. İletişim sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
