Etkinlik, düğün ve organizasyon firmaları için CRM kurulumu
Etkinlik ve organizasyon işinde satış, **tarih ve opsiyon** üzerinden yürür: müşteri bir tarih ister, tarih başka biriyle çakışabilir, opsiyon süresi dolar, teklif revize edilir, ödeme planı kurulur. Etkinlik yaklaştıkça işin yönü satıştan **operasyona** döner: mekân, catering, ses-ışık, dekor, ulaşım, personel ve yüzlerce küçük görev. Çoğu firmada bu akış WhatsApp gruplarında, e-posta zincirlerinde ve tablolarda yürür; hangi tarih opsiyonda, hangi teklif bekliyor, hangi tedarikçi onay verdi, hangi ödeme gecikti sorularının cevabı bir kişinin kafasındadır. Etkinlik CRM'i; talep, tarih/opsiyon, teklif, sözleşme, tedarik ve etkinlik günü görevlerini tek proje kartında toplar.
Etkinlik işinde tarih tek kaynaktır; CRM tarihi, teklifi ve operasyonu birbirine bağlar.
Etkinlik firmalarının ayırt edici zorluğu, **zamana bağlı ve tekrar edilemeyen** bir ürün satmalarıdır: aynı tarih ikinci kez satılamaz. Bu yüzden CRM'de **etkinlik tarihi** satış sürecinin merkezindedir. Talep geldiğinde tarih ve mekân uygunluğu kontrol edilir; müşteriye tarih için **opsiyon** verilirse süre kaydedilir ve dolmadan hatırlatma gider; opsiyon dolarsa tarih otomatik olarak yeniden uygun hale gelir. Ortak bir takvim görünümü, çakışmayı ve boş günleri hemen gösterir ([randevu ve takvim entegrasyonu](/crm-randevu-takvim-entegrasyonu)).
Teklif aşamasında kapsam kalemlere ayrılır (mekân, catering, dekor, ses-ışık, eğlence, ulaşım, personel) ve revizyonlar sürüm olarak tutulur ([teklif yönetimi](/teklif-yonetimi-crm)). Karar sürecinde çok sayıda kişi olabilir: kurumsal etkinliklerde pazarlama, İK ve yönetim; düğünde çift ve aileleri. Kabul edilen teklif **sözleşme ve ödeme planına** dönüşür: kapora, aşama ödemeleri ve vade tarihleri izlenir, geciken ödeme için hatırlatma otomasyonu kurulur ([sözleşme yönetimi](/crm-sozlesme-yonetimi)). İptal ve tarih değişikliği koşulları sözleşmede açıkça yer almalı, CRM'de de görünmelidir.
Satıştan sonra proje **operasyon moduna** geçer: tedarikçi listesi (talep, teklif, onay, ödeme), etkinlik günü akışı, görev atamaları ve kontrol listeleri. Her görev bir sorumlu ve tarihle takip edilir; etkinlik gününe yaklaşırken açık görevler yönetici panelinde öne çıkar. Etkinlik sonunda memnuniyet geri bildirimi, referans ve yorum isteği ve **tekrar iş** için hatırlatma (yıl dönümü, bir sonraki kurumsal etkinlik, doğum günü) kurulur ([referans müşteri programı](/blog/referans-musteri-programi-crm), [NPS ve memnuniyet](/blog/nps-musteri-memnuniyeti-crm)). Kurumsal müşterilerde yıllık etkinlik takvimi çerçevesinde hesap yönetimi yapılır ([B2B satış süreci](/blog/b2b-satis-sureci-nasil-yonetilir)); ajans tarafı için [ajans ve danışmanlık CRM](/ajans-danismanlik-crm) sayfasına da bakabilirsiniz.
Etkinlik CRM'in tuttuğu akış
- 1Talep: etkinlik türü, tarih, mekân, kişi sayısı ve bütçe
- 2Opsiyon: tarih opsiyonu, bitiş süresi ve hatırlatma
- 3Teklif: kalem bazlı kapsam, revizyon sürümleri ve karar
- 4Sözleşme: kapora, aşama ödemeleri, iptal koşulları
- 5Operasyon: tedarikçi, görev listesi, etkinlik günü akışı ve sonrası geri bildirim
Etkinlik firmasının CRM'e ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
Tarih çakışmaları
İki müşteriye aynı tarih söylenmesi ya da boş tarihin fark edilmemesi yaşanıyor.
Opsiyonlar unutuluyor
Süresi dolan opsiyon müşteriye hatırlatılmıyor; tarih boşa bekliyor.
Teklif ve revizyonlar dağınık
Hangi sürüm geçerli, müşteri neyi onayladı karışıyor.
Tedarikçi durumu belirsiz
Hangi tedarikçi onay verdi, hangisi bekliyor yalnızca ekip lideri biliyor.
Ödemeler geç fark ediliyor
Kapora ve aşama ödemeleri tablolarda; gecikme geç anlaşılıyor.
Tekrar iş fırsatı kaçıyor
Etkinlik biter, ilişki de biter; yıl dönümü ve kurumsal yenileme takip edilmiyor.
Etkinlik CRM kurulumunda neyi kurguluyoruz
Talep ve tarih/opsiyon yönetimi
Talep formu, tarih/mekân uygunluğu, opsiyon süresi ve otomatik hatırlatma; ortak takvim görünümü.
Teklif ve revizyon
Kalem bazlı teklif şablonu, sürüm takibi, karar tarihi ve takip görevleri.
Sözleşme ve ödeme planı
Kapora, aşama ödemeleri, vade ve geciken ödeme hatırlatması; iptal/değişiklik notları.
Tedarikçi yönetimi
Tedarikçi havuzu; etkinlik bazlı talep, teklif, onay ve ödeme durumu.
Operasyon görevleri
Etkinlik türüne göre görev şablonu; sorumlu, tarih ve kontrol listesi; etkinlik gününe geri sayım paneli.
Sonrası ve raporlar
Memnuniyet anketi, yorum isteği, yıl dönümü hatırlatması; kaynak bazlı kazanım, doluluk ve gelir raporu.
Etkinlik işinde dikkat ettiğimiz noktalar
Tarih tek kaynakta
Tüm ekip tek takvim üzerinden çalışır; WhatsApp'ta verilen sözlü opsiyonlar sisteme girilmeden geçerli sayılmaz.
Sezon yoğunluğu
Düğün ve kurumsal sezonlarında kapasite ve yedek tedarikçi planı CRM'de görünür.
Çok katılımcılı karar
Düğünde çift ve aile, kurumsalda birden fazla bölüm; karar vericiler kayıtlıdır.
Kişisel ve özel günler
Düğün ve özel gün müşterileri duyarlı bir iletişim ve veri kullanımı bekler; izin ve gizlilik gözetilir ([KVKK ve CRM](/blog/kvkk-ve-crm)).
Mekân ve tedarikçi iş ortakları
Mekân ve tedarikçilerden gelen yönlendirmeler referans kaynağı olarak izlenir.
Küçük ekip gerçeği
2-8 kişilik organizasyon ekibinde sade bir yapı ve kontrol listeleri yeterlidir ([KOBİ CRM kurulumu](/kobi-crm-kurulumu)).
Tarih ve opsiyon yönetimi: sistemli ve sistemsiz
Sık sorulan sorular
Etkinlik firması için CRM'i özel kılan nedir?
Tarihin tek ve tekrar edilemez olması, opsiyon yönetimi, çok kalemli teklif, ödeme planı ve satış sonrası yoğun operasyon görevleri. CRM satıştan operasyona aynı proje kartını taşır.
Proje yönetim aracı yerine CRM kullanabilir miyim?
Satış, teklif ve ödeme için CRM, ayrıntılı görev ve zaman yönetimi için proje aracı daha uygun olabilir; küçük ekiplerde CRM'in görev özellikleri yeterli olabilir. İkisi arasında veri paylaşımı kurulabilir.
Tedarikçileri CRM'de nasıl yönetirim?
Tedarikçi havuzu kayıt altında tutulur; her etkinlik için talep, teklif, onay ve ödeme durumu proje kartında izlenir.
Hangi platform uygundur?
Ekip büyüklüğüne ve ihtiyaca göre; [CRM seçim sihirbazı](/crm-secim-sihirbazi) ön yönlendirme verir. Hiçbir platformun resmî partneri değiliz.
Kurulum ne kadar sürer?
Küçük bir ekip için temel kurulum birkaç günden iki-üç haftaya kadar sürer. Ayrıntı için [iletişim](/iletisim) sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Tarih, teklif ve operasyonu tek yerde toplayalım
Opsiyon, teklif ve tedarik akışınızı dinleyip çakışmayı önleyen sade bir CRM kurgusu çıkaralım. Bağlayıcılık yok.