CRM'de sözleşme yönetimi: imza, bitiş tarihi ve yenileme takibi
Satış kapandığında iş bitmiş sayılır; oysa asıl gelir sözleşmenin koşullarında, süresinde ve yenilenmesinde yatar. Birçok şirkette sözleşmeler e-posta eklerinde, ortak klasörlerde ve kişisel bilgisayarlarda durur; bitiş tarihini kimse takip etmez, yenileme görüşmesi sözleşme bittikten sonra aklına gelir, ek protokoller kayıp olur. CRM'e sözleşme kaydını, durumunu, tarihlerini ve ilişkili görevleri bağladığınızda sözleşme, satışın sonu değil müşteri ilişkisinin yönetilen bir parçası olur. Bu sayfa, hukuki sözleşme hazırlamayı değil, **sözleşmenin CRM içinde izlenmesini** anlatır.
Sözleşme, imzalandığı gün değil, yönetildiği sürece değer üretir.
Sözleşme yönetimi iki farklı iştir: **hukuki hazırlık** (maddelerin yazılması, hukuk onayı) ve **operasyonel izleme** (tarihler, durum, yükümlülükler, yenileme). Hukuki kısım hukuk birimi ya da avukatın işidir; CRM'in rolü ikincisidir. Sözleşme CRM'de bir belge olarak değil, **müşteri ve fırsat kaydına bağlı, durumu ve tarihleri olan bir kayıt** olarak tutulur: başlangıç, bitiş, yenileme türü (otomatik/elle), tutar, ödeme planı, sorumlu satışçı ve ilişkili belgeler.
Kurgunun çekirdeği üç kurala dayanır. **Durum akışı:** taslak → onay bekliyor → imzaya gönderildi → imzalandı → aktif → yenileme dönemi → sona erdi/yenilendi. **Tarih kuralları:** bitişten 90, 60 ve 30 gün önce görev açılır, yönetici bilgilendirilir. **Onay kuralları:** belirli tutarın ya da standart dışı koşulun üzerindeki sözleşmeler yönetici ve hukuk onayı olmadan imzaya çıkmaz. Böylece 'bu sözleşme ne zaman bitiyor, kim yenileyecek, koşulları değişti mi?' soruları aranmadan cevaplanır.
Sözleşme yönetimi, [teklif yönetimi](/teklif-yonetimi-crm) ve [yenileme ve tekrar satış](/musteri-yenileme-tekrar-satis-crm) ile birlikte çalışır: kabul edilen teklif sözleşme kaydını oluşturur, sözleşme bitişi yenileme fırsatını üretir. İmza süreci için e-imza çözümleri ile bağlantı kurulabilir ([entegrasyonlar](/hizmetlerimiz/entegrasyonlar)). Hukuki geçerlilik, e-imza ve saklama gereklilikleri için hukuk danışmanınızın görüşünü alın; biz yalnızca izleme ve süreç tarafını kurguluyoruz.
Sözleşme kaydının tuttuğu bilgiler
- 1Taraflar: müşteri/firma, yetkili kişi, sorumlu satışçı
- 2Tarihler: başlangıç, bitiş, yenileme bildirim süresi
- 3Koşullar: tutar, ödeme planı, yenileme türü, SLA ve özel maddeler
- 4Durum: taslak, onay, imza, aktif, yenileme, sona erdi
- 5Belgeler: imzalı sözleşme, ek protokoller ve sürüm geçmişi
Sözleşme yönetiminin CRM'e taşınması gerektiğini gösteren işaretler
Bitiş tarihleri fark edilmiyor
Sözleşme sona erdikten sonra yenileme görüşmesi yapılıyor; müşteri çoktan başka seçeneğe yönelmiş olabiliyor.
Belgeler dağınık
İmzalı sözleşme kimin bilgisayarında, hangi e-postada, hangi klasörde olduğu bilinmiyor.
Koşullar belirsiz
Hangi müşteriye hangi fiyat, hangi SLA ve hangi özel madde verildi hatırlanamıyor.
Onay süreci gayriresmî
Standart dışı koşullar yönetici onayı olmadan veriliyor; sonradan tartışma çıkıyor.
Ek protokoller kayıp
Fiyat güncellemesi ve kapsam değişikliği protokolleri ana sözleşmeyle birlikte tutulmuyor.
Satışçı ayrılınca bilgi kayboluyor
Sözleşme koşulları ve ilişki geçmişi satışçıyla birlikte gidiyor.
Sözleşme yönetimi kurulumunda neyi kurguluyoruz
Sözleşme kaydı ve alanlar
Müşteri/fırsat bağlantılı sözleşme modülü; tür, tutar, tarih, yenileme türü ve sorumlu alanları.
Durum akışı
Taslak → onay → imza → aktif → yenileme → sona erdi akışı; her aşamada zorunlu alan ve görev kuralları.
Tarih ve uyarı otomasyonu
Bitişten önce 90/60/30 gün görev, yönetici bildirimi ve yenileme fırsatı oluşturma.
Onay kuralları
Tutar ve koşul eşiklerine göre yönetici/hukuk onayı; onaylanmadan imzaya çıkmayı engelleme.
Belge ve sürüm takibi
İmzalı belge, ek protokoller ve sürümler tek kayıtta; değişiklik tarihi ve sorumlusu.
Raporlar
Önümüzdeki 90 günde biten sözleşmeler, yenileme oranı, sözleşme değeri ve sektör/ürün kırılımı.
Hangi işletmelerde sözleşme takibi kritiktir
Abonelik ve bakım sözleşmeleri
Düzenli gelir getiren sözleşmelerde yenileme kaçağı doğrudan ciroyu etkiler ([teknik servis CRM](/teknik-servis-crm)).
Danışmanlık ve profesyonel hizmetler
Retainer, proje ve çerçeve sözleşmeler; kapsam değişikliği protokolleri ([profesyonel hizmetler](/profesyonel-hizmetler-crm)).
Yazılım ve SaaS
Yıllık lisans, kullanıcı artışı ve yenileme tarihleri ([yazılım ve SaaS CRM](/yazilim-saas-crm)).
Bayilik ve distribütörlük
Bayi sözleşmesi, hedef ve iskonto koşulları ([bayi ağı CRM](/bayi-agi-crm)).
İnşaat ve taahhüt
Proje sözleşmesi, hakediş ve ek iş protokolleri ([inşaat CRM](/insaat-crm)).
Kurumsal B2B satış
Çok kalemli, çok onaylı sözleşmeler ([B2B satış süreci](/blog/b2b-satis-sureci-nasil-yonetilir)).
CRM'de sözleşme izleme ile dağınık yönetim
Sık sorulan sorular
CRM sözleşme yönetimi hukuki sözleşme hazırlamayı kapsar mı?
Hayır. Maddelerin yazılması ve hukuki geçerlilik hukuk biriminin ya da avukatın işidir. CRM tarafında sözleşmenin kaydı, durumu, tarihleri, belgeleri ve yenileme sürecinin izlenmesi kurgulanır.
E-imza ile entegre edilebilir mi?
Kullandığınız e-imza çözümünün sunduğu bağlantı yöntemlerine göre sözleşmenin imzaya gönderilmesi ve imza durumunun CRM'e yansıması kurgulanabilir; kapsam çözüme ve entegrasyon seçeneklerine bağlıdır.
Yenileme hatırlatmaları otomatik olur mu?
Evet; bitiş tarihine göre 90, 60 ve 30 gün önce satışçıya görev, yöneticiye bildirim ve yenileme fırsatı oluşturulur. Süreler sektörünüze göre ayarlanır.
Mevcut sözleşmeleri CRM'e nasıl alırız?
Sözleşme envanteri çıkarılır (müşteri, tarih, tutar, tür), temizlenir ve toplu aktarılır; imzalı belgeler kayıtlara bağlanır. Aktarım yöntemi için [veri aktarımı](/hizmetlerimiz/veri-aktarimi) hizmetimize bakabilirsiniz.
Hangi platformlarda kurulabilir?
Zoho CRM, HubSpot ve Bitrix24 gibi platformlarda özel modül ya da fırsat/özel nesne yapısıyla kurgulanabilir; ağır onay zincirlerinde özel modül gerekebilir. Hiçbir platformun resmî partneri değiliz; öneriyi ihtiyaca göre yapıyoruz.
Sözleşme tarihlerinizi sisteme bağlayalım
Mevcut sözleşme listenizi ve yenileme sürecinizi dinleyip bitiş uyarıları ve onay kuralları olan sade bir kurgu çıkaralım. Bağlayıcılık yok.