Diş kliniği CRM kurulumu ve danışmanlığı
Diş tedavisi çoğu zaman tek seansta bitmez: muayene, panoramik film, tedavi planı, fiyat teklifi, aylar süren seanslar, 6 aylık kontroller. Bu uzun zincirin her halkasında hasta kaybedilebilir; en sık kayıp 'fiyatı düşüneceğim' diyen hasta ile randevusuna gelmeyen hasta arasında yaşanır. Diş klinikleri için hasta adayından tedavi tamamlanmasına ve kontrol hatırlatmasına kadar akışı CRM'de topluyoruz. Tıbbi kayıt klinik yazılımında kalır; CRM ticari ve iletişim akışını yönetir.
Diş kliniğinde CRM, uzun tedavi zincirinde hastanın kaybolduğu halkaları görünür kılar.
Diş hekimliğinde iki ayrı kayıt dünyası vardır. Birincisi klinik kayıttır: muayene bulguları, panoramik film, tedavi notları, reçete, fatura; bunlar klinik yazılımının ve hekimin sorumluluğundadır. İkincisi ilişki kaydıdır: hasta adayının nereden geldiği, hangi tedaviyi sorduğu, tedavi planı teklifinin akıbeti, seanslar arası iletişim, kontrol hatırlatması. CRM ikinci dünyayı yönetir; hasta verisinin tıbbi detayını tutmaz.
Diş kliniklerinin kayıp noktaları belirgindir. Birincisi teklif sonrası sessizliktir: implant ya da ortodonti gibi yüksek tutarlı planlar bir seansta kararlaştırılmaz; 'düşünüp döneceğim' diyen hastaya kimin ne zaman döneceği belli değilse plan rakip klinikte gerçekleşir. İkincisi aşamalı tedavide seans kaçağıdır: uzun tedaviyi yarıda bırakan hasta hem klinik hem hasta için kayıptır. Üçüncüsü periyodik kontroldür: 6 aylık kontrol ve temizlik hatırlatması yapılmayan hasta ancak ağrı olduğunda geri döner.
Kurulumda hasta adayı ve ilk muayene akışını, tedavi planı ve teklif aşamalarını (planın sunulması, karar, onay, vazgeçme nedeni), seanslar arası takibi, kontrol ve temizlik hatırlatmalarını, no-show geri kazanımını ve KVKK uyumlu veri kurgusunu kurarız. Tanı ve tedavi notu gibi özel nitelikli sağlık verisi CRM'e değil klinik yazılımına yazılır; bu sınır baştan çizilir. Genel klinik akışı için klinik CRM sayfamızı da inceleyebilirsiniz.
Diş kliniği CRM'in tuttuğu akış
- 1Aday: kaynak, ilgilenilen tedavi (implant, ortodonti, estetik, genel), ilk mesaj
- 2İlk muayene: randevu, sonuç, tedavi planı sunumu ve fiyat teklifi
- 3Karar: onay, düşünüyor, vazgeçti; neden kaydı ve takip tarihi
- 4Aşamalı tedavi: seans takvimi, kaçırılan seans ve yeniden randevu
- 5Kontrol: 6 aylık kontrol/temizlik hatırlatması, tekrar iletişim ve yönlendirme
Diş kliniğinizin CRM'e ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
Tedavi planı teklifi sessizce kayboluyor
Planı sunulan ve 'düşüneceğim' diyen hastaya geri dönüş sistematik değil; yüksek tutarlı iş rakibe gidiyor.
Aşamalı tedavide hasta kopuyor
Seanslar arasında randevu almayan ya da gelmeyen hasta fark edilmiyor; tedavi yarım kalıyor.
6 aylık kontrol hatırlatması yok
Kontrol ve temizliğe gelmesi gereken hastalar kendiliğinden gelmedikçe ulaşılmıyor.
Reklam ve sosyal medya sorguları takipsiz
Instagram ve Google'dan gelen implant/ortodonti sorgularının kaçına dönüldüğü ve kaçının randevuya dönüştüğü bilinmiyor.
Randevuya gelmeyen hasta aranmıyor
No-show sonrası yeniden randevu ve neden kaydı yok; boş koltuk saatleri tekrarlanıyor.
Hekim ve şube bazlı görünürlük yok
Hangi hekimin planlarının kabul oranı yüksek, hangi kaynaktan gelen hasta tedaviyi tamamlıyor görülemiyor.
Diş kliniği CRM kurulumunda neyi kurguluyoruz
Hasta adayı hattı
Yeni sorgu → ulaşıldı → ilk muayene randevusu → muayene → tedavi planı → karar aşamaları; her aşamaya sorumlu ve süre.
Tedavi planı ve teklif takibi
Sunulan plan, tutar aralığı ve geçerlilik; onay/vazgeçme durumu ve nedeni; karar bekleyenler için otomatik takip.
Aşamalı tedavi akışı
Seans takvimi, bir sonraki randevu zorunluluğu, kaçırılan seans için otomatik yeniden randevu görevi.
Kontrol ve recall
6 aylık kontrol, temizlik ve ortodonti kontrol hatırlatmaları; hasta tercih ettiği kanaldan (SMS/WhatsApp/arama) bilgilendirilir.
Kanal ve reklam takibi
Meta ve Google reklam formları, web formu, WhatsApp ve telefon talepleri kaynak bilgisiyle CRM'e düşer.
KVKK ve veri sınırı
Tanı ve tedavi notu klinik yazılımında kalır; CRM'de yalnızca iletişim, ilgilenilen tedavi ve randevu bilgisi; açık rıza ve yetki kurgusu.
Tek hekimli muayenehane, poliklinik, implant ve ortodonti merkezi: farklar
Tek hekimli muayenehaneler
Düşük hacim, yüksek kişisel ilişki; kontrol hatırlatması ve yönlendirme (hastadan hasta) en çok değer katan iki akıştır.
Çok hekimli diş poliklinikleri
Hekim bazlı plan kabul oranı, randevu doluluğu ve hasta atama kuralları; şube/hekim bazlı raporlama.
İmplant ve estetik diş merkezleri
Yüksek tutarlı, uzun karar süreli teklifler; ayrıntılı teklif takibi, finansman/taksit görüşmeleri ve yurt dışı hasta iletişimi.
Ortodonti kliniği
Aylar-yıllar süren tedavi; aylık kontrol zinciri, seans kaçırma takibi ve ebeveyn iletişimi (çocuk hastalar).
Çocuk diş hekimliği
Ebeveyn karar verici; ebeveyn-çocuk kayıt bağı, 6 aylık kontrol ve davranış yönetimi notlarının sınırı.
Sağlık turizmi yapan klinikler
Yurt dışı hasta, çok dilli iletişim ve tedavi planı sunumu; klinik CRM kurgusuyla birlikte ele alınır.
Klinik yazılımı mı, CRM mi?
Sık sorulan sorular
Diş kliniği için CRM nedir, klinik yazılımından farkı ne?
Klinik yazılımı muayene, tedavi notu, film ve fatura gibi tıbbi ve operasyonel kaydı tutar. Diş kliniği CRM'i ise hasta adayı takibi, tedavi planı teklifinin ticari akıbeti, seanslar arası iletişim ve kontrol hatırlatmasını yönetir. İkisi birbirinin yerine geçmez.
İmplant ve ortodonti tekliflerinde hasta kaybını nasıl azaltırız?
Teklifin sunulduğu anda karar tarihi ve takip görevi oluşturulur; 'düşünüyor' aşamasındaki hastaya belirlenen günlerde arama/mesaj düşer; vazgeçme nedeni kaydedilerek fiyat, zamanlama ya da güven kaynaklı kayıplar ayrıştırılır.
6 aylık kontrol hatırlatması nasıl çalışır?
Son kontrol tarihine göre belirlenen gün sonra hastaya hatırlatma gönderilir ya da koordinatöre arama görevi düşer; hasta randevu aldığında akış kapanır. İletişim izni ve KVKK kurgusu baştan yapılır.
Hasta bilgileri CRM'de tutulabilir mi?
İletişim, ilgilenilen tedavi, randevu ve teklif durumu gibi ticari ve iletişim verileri açık rıza kurgusuyla tutulabilir. Tanı ve tedavi notu gibi özel nitelikli sağlık verileri klinik yazılımında kalmalıdır. Hukuki değerlendirme için uzman görüşü almanızı öneririz.
Instagram ve Google reklamından gelen hastaları takip edebilir miyiz?
Evet. Reklam formları, web formu ve WhatsApp talepleri kaynak bilgisiyle CRM'e düşer; hangi reklamın muayeneye ve tedaviye dönüştüğü raporlanır; satış sonucu reklam platformuna geri bildirilebilir.
Kurulum ne kadar sürer, maliyeti ne?
Hazır platformda temel kurulum birkaç gün, teklif ve kontrol hatırlatma akışlı standart proje 2-4 hafta sürer. Lisans doğrudan platforma ödenir; kurulum/danışmanlık bedeli CRM danışmanlık fiyatları sayfamızdaki kademelere göre planlanır.
Klinik personeli CRM'i kullanmazsa?
Koordinatörün günlük 'bugün aranacaklar' listesi üzerine kurar, giriş alanlarını en aza indiririz; mobil ve hızlı not girişi öncelik. Rol bazlı eğitim ve ilk haftalarda takip kurulumun parçasıdır.
Sonraki adım için rehberler
Klinik CRM
Genel klinik hasta adayı, randevu ve teklif akışı.
İncele →Klinikler İçin En İyi CRM Programları
Klinik yönetim yazılımı ile klinik CRM ayrımı ve seçim kriterleri.
İncele →Web Formu ve Reklam Entegrasyonu
Reklam kaynaklı hasta adaylarını CRM'e kaynak bilgisiyle alın.
İncele →CRM güvenliği ve yetki yönetimi
12 maddelik kontrol listesi: rol, 2FA, dışa aktarma, denetim kaydı.
İncele →WhatsApp CRM entegrasyonu nasıl kurulur?
Business uygulaması mı API mi, 24 saat kuralı, şablonlar ve 8 adımlı kurulum planı.
İncele →Web formu → CRM lead akışı kurulumu
UTM/gclid taşıma, mükerrer kontrolü, spam koruması ve uçtan uca test listesi.
İncele →Instagram DM'den lead toplama
DM, yorum ve reklam formlarını CRM'e bağlama; yanıt süresi kuralı.
İncele →Soğuk lead'leri geri kazanma
Segmentleme, 6 strateji ve mesaj şablonları.
İncele →CRM'de müşteri segmentasyonu
Segment türleri, gereken alanlar ve 10 örnek canlı segment.
İncele →NPS ve müşteri memnuniyeti
Hesaplama, anket zamanlaması ve düşük puana aksiyon.
İncele →Hasta ve tedavi planı akışınızı birlikte netleştirelim
Kliniğinizin teklif, seans ve kontrol sürecini dinleyip hasta kaybını azaltan sade bir CRM kurgusu çıkaralım. Bağlayıcılık yok.