İşe alım ve insan kaynakları danışmanlığı firmaları için CRM kurulumu
İşe alım ve İK danışmanlığı firmalarında iki ayrı pazarı aynı anda yönetirsiniz: **müşteri firmalar** (pozisyon açan, ödeme yapan taraf) ve **adaylar** (arz tarafı). Başarı, doğru aday ile doğru pozisyonu doğru zamanda buluşturmaktan geçer; ve bu eşleşme büyük ölçüde **bilginin düzenli tutulmasına** bağlıdır. Pratikte ise aday havuzu Excel'de ve e-posta kutularında yaşar, hangi adayın hangi pozisyonda hangi aşamada olduğu bilinmez, müşteri firma ile pozisyon süreci dağınık kalır, geçmiş adaylar yeni pozisyonlarda yeniden değerlendirilmez. İşe alım CRM'i; müşteri, pozisyon, aday ve süreç akışını birbirine bağlayarak tekrar kullanılabilir bir **aday havuzu** ve izlenebilir bir müşteri ilişkisi kurar. Aday verisi kişisel veridir; işleme koşulları ve açık rıza konuları ayrıca ele alınmalıdır.
İşe alım CRM'i, iki taraflı bir pazarı (firma ve aday) tek bir bilgi yapısında yönetir.
İşe alım ajanslarında CRM'in yapısı klasik satış CRM'inden farklıdır çünkü **iki ana kayıt türü** vardır ve ikisi pozisyon üzerinden bağlanır: **müşteri firma** (kimin için çalışıyoruz, hangi pozisyonlar açık, ücret ve komisyon koşulları) ve **aday** (kim, nerede, hangi beceri/deneyim/ücret beklentisi). **Pozisyon** kaydı bunları birleştirir: bir pozisyona birden fazla aday, bir adaya birden fazla pozisyon bağlanabilir. Her bağlantının bir **aşaması** vardır: ön görüşme, firmaya sunuldu, mülakat, teklif, işe başladı ya da elendi. Bu yapı sayesinde 'bu pozisyonda kaç aday, hangi aşamada?' ve 'bu aday daha önce hangi pozisyonlarda değerlendirildi?' soruları saniyeler içinde cevaplanır.
**Aday havuzu**, işe alım ajansının en değerli varlığıdır ve doğru tutulmazsa değerini yitirir. CRM'de adaylar beceri, sektör, şehir, kıdem, ücret beklentisi ve mülakat notlarıyla **etiketlenir**; böylece yeni bir pozisyon açıldığında önce mevcut havuz taranır. Pasif adaylarla düzenli temas (güncel durum soran kısa mesajlar) planlanır; adaylık başvuruları web formundan otomatik gelir ([web formu → CRM lead akışı](/blog/web-formu-crm-lead-akisi-kurulumu)). Aday verisi KVKK kapsamında kişisel veridir: aydınlatma, açık rıza, saklama süresi ve silme talepleri için süreç tanımlanmalı, hukuki değerlendirme uzmandan alınmalıdır ([KVKK ve CRM](/blog/kvkk-ve-crm), [CRM güvenliği](/blog/crm-guvenligi-yetki-yonetimi-kvkk)).
**Müşteri firma tarafı** B2B satıştır ([B2B satış süreci](/blog/b2b-satis-sureci-nasil-yonetilir)): yeni müşteri kazanımı, ücret/komisyon teklifi, sözleşme ve pozisyon bazlı çalışma; tekrar iş ve referans önemlidir. CRM'de firma kartı, karar vericiler (İK, departman müdürü), geçmiş pozisyonlar, doldurma süresi ve memnuniyet izlenir; yenileme ve düzenli temas görevleri ([müşteri kaybı ve erken uyarı](/blog/musteri-kaybi-churn-nedenleri-crm), [referans programı](/blog/referans-musteri-programi-crm)). İşe alım süreç metrikleri (pozisyon doldurma süresi, aday–mülakat–teklif dönüşümü, kaynak bazlı kalite) yönetim raporlarına dönüştürülür ([CRM dashboard örnekleri](/blog/crm-dashboard-ornekleri)). Ajans ve danışmanlık yapısı için [ajans ve danışmanlık CRM](/ajans-danismanlik-crm) sayfasına da bakabilirsiniz.
İşe alım CRM'in tuttuğu akış
- 1Müşteri firma: karar vericiler, ücret/komisyon koşulları ve pozisyon geçmişi
- 2Pozisyon: tanım, aciliyet, ücret aralığı ve aday listesi
- 3Aday: beceri/etiket, ücret beklentisi, mülakat notları ve rıza kaydı
- 4Süreç: aday–pozisyon aşaması (sunuldu, mülakat, teklif, başladı, elendi)
- 5İlişki: tekrar iş, referans ve pasif aday teması
İşe alım firmasının CRM'e ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
Aday havuzu Excel'de dağınık
Adaylar farklı dosyalarda ve e-postalarda; yeni pozisyonda eski adaylar taranmıyor.
Pozisyon durumu belirsiz
Hangi pozisyonda kaç aday, hangi aşamada olduğu danışmanın hafızasında.
Aday geri bildirimi gecikiyor
Mülakat sonrası adaya ya da firmaya dönüş yapılmıyor; itibar zedeleniyor.
Müşteri firma ilişkisi sistemsiz
Hangi firma kaç pozisyon verdi, ne kadar sürede dolduruldu bilinmiyor.
Ücret ve komisyon takibi
Başlayan adayların garanti süreleri ve fatura tarihleri tablolarda.
KVKK belirsizliği
Aday rızası, saklama süresi ve silme talepleri düzensiz yönetiliyor.
İşe alım CRM kurulumunda neyi kurguluyoruz
Müşteri firma ve pozisyon yapısı
Firma kartı, karar vericiler, pozisyon kaydı, ücret/komisyon alanları ve sözleşme bağlantısı.
Aday havuzu
Aday kartı, beceri/sektör/şehir etiketleri, ücret beklentisi, CV bağlantısı ve rıza/saklama alanları.
Aday–pozisyon süreci
Her bağlantı için aşama (ön görüşme, sunuldu, mülakat, teklif, başladı, elendi), tarih ve geri bildirim.
Otomasyon ve hatırlatma
Mülakat sonrası geri bildirim görevi; garanti süresi ve fatura görevi; pasif aday temas görevi.
Başvuru kaynakları
Web formu, e-posta ve iş ilanı platformlarından gelen başvuruların havuza düşmesi.
Raporlar
Pozisyon doldurma süresi, aşamalar arası dönüşüm, kaynak bazlı aday kalitesi, müşteri bazlı gelir.
İşe alım ajanslarında dikkat ettiğimiz noktalar
Aday verisi hassas
Kişisel veri asgari düzeyde ve rıza ile tutulur; erişim rol bazlıdır; saklama ve silme süreci tanımlanır.
Çifte gizlilik
Firmanın yeni pozisyon bilgisi ve adayın şimdiki işvereni gibi bilgiler gizlilik gerektirebilir; alan düzeyinde yetki kullanılır.
Etiket disiplini
Serbest etiket yerine kontrollü listeler; aksi halde arama sonuçları dağılır.
Dürüst aday deneyimi
Elenen adaya zamanında ve saygılı geri bildirim şablonu; itibar uzun vadeli varlıktır.
E-posta ve takvim bağlantısı
Mülakat davetleri ve yazışmalar kayıtla ilişkilendirilir ([e-posta entegrasyonu](/blog/crm-e-posta-entegrasyonu-gmail-outlook), [takvim](/crm-randevu-takvim-entegrasyonu)).
Sade başlangıç
3-10 danışmanlı ajansta sade bir yapı yeterlidir ([KOBİ CRM kurulumu](/kobi-crm-kurulumu)).
Aday takip sistemi (ATS) ile CRM: işbölümü
Sık sorulan sorular
İşe alım ajansı için CRM mi ATS mi gerekir?
İkisi farklı işler görür: ATS başvuru ve süreç yönetimine, CRM müşteri firma ilişkisi ve ticari sürece odaklanır. Küçük ajanslarda uygun kurgulanmış bir CRM her ikisinin temel ihtiyacını karşılayabilir; ihtiyaç büyüdükçe birlikte kullanılabilir.
Aday verisini CRM'de tutmak KVKK'ya uygun mudur?
Aday verisi kişisel veridir; aydınlatma, açık rıza, saklama süresi ve silme talepleri gibi konular hukuki olarak değerlendirilmelidir. CRM'de rıza kaydı ve silme sürecinin teknik olarak kurulması mümkündür; hukuki uygunluk uzman görüşü gerektirir.
Aday havuzunu nasıl düzenli tutarım?
Kontrollü etiket listeleri, zorunlu alanlar, düzenli temizlik ve pasif adaylarla periyodik temas ile; veri kalitesi metriklerini ayda bir izleyerek ([veri kalitesi metrikleri](/blog/crm-veri-kalitesi-metrikleri)).
Hangi platform uygundur?
Aday–pozisyon ilişkisi için esnek bir yapı gerekir; Zoho CRM gibi özelleştirilebilir platformlar ya da özel modül uygun olabilir. [CRM seçim sihirbazı](/crm-secim-sihirbazi) ön yönlendirme verir. Hiçbir platformun resmî partneri değiliz.
Kurulum ne kadar sürer, maliyeti ne?
Aday–pozisyon yapısı içeren standart bir kurulum 2-4 hafta sürer; kurulum/danışmanlık bedeli [CRM danışmanlık fiyatları](/crm-danismanlik-fiyatlari) sayfamızdaki kademelere göre belirlenir.
Aday havuzunuzu ve müşteri ilişkilerinizi düzene sokalım
Aday ve pozisyon akışınızı dinleyip KVKK hassasiyetiyle tekrar kullanılabilir bir aday havuzu kuran sade bir CRM kurgusu çıkaralım. Bağlayıcılık yok.