Diyetisyen ve fizyoterapi merkezleri için CRM kurulumu
Diyetisyen ve fizyoterapi merkezlerinde sonuç, **süreklilikle** gelir: danışan ilk görüşmeden sonra kontrol randevularına ve seans paketine devam ettiğinde hedefe ulaşır. Pratikte ise sürekliliği bozan şey çoğunlukla motivasyon değil, **organizasyondur:** hatırlatma yapılmaz, kaçırılan seans telafi edilmez, paket bitişi fark edilmez, danışanın ilerleme notları dağınık kalır. Talepler WhatsApp ve Instagram'dan gelir, randevu defterde ya da takvimde yaşar, paket ve ödeme ayrı tabloda tutulur. Bu sayfa, danışan yolculuğunu (ilk görüşme, paket, seanslar, kontrol, yenileme) tek bir kayıtta toplayan bir CRM kurgusunu anlatır. Sağlık verisi hassas olduğundan, CRM'e hangi bilginin gireceği baştan ve bilinçli belirlenir.
Danışan sürekliliği, sonucun ve gelirin ortak şartıdır; CRM bu sürekliliği organize eder.
Bu iki alanın ortak özelliği, tek seferlik bir işlem değil **süreç ve paket** satmalarıdır: diyetisyende 8-12 haftalık takip, fizyoterapide 10-15 seanslık program. Gelir ve başarı, danışanın programı **tamamlamasına** bağlıdır; dolayısıyla CRM'in ana işi 'satış'tan çok **devamlılık yönetimidir.** Danışan kartında ilk görüşme notu, hedef, paket (seans sayısı, süre, ücret), kalan seans, kontrol tarihleri ve ödeme durumu tek bakışta görülür. Seans her tamamlandığında sayaç düşer; kalan seans azaldığında yenileme görüşmesi görevi oluşur.
Hatırlatma ve telafi akışı **gelmeyen oranını** doğrudan etkiler. Randevudan 24 saat ve 2 saat önce otomatik mesaj gider ([randevu ve takvim entegrasyonu](/crm-randevu-takvim-entegrasyonu)); danışan seansı kaçırırsa aynı gün aranacak görev açılır ve telafi önerilir; 2-3 hafta gelmeyen danışan 'bırakma riski' segmentine alınır ([müşteri kaybı ve erken uyarı](/blog/musteri-kaybi-churn-nedenleri-crm)). Program sonunda memnuniyet sorusu ve (uygunsa) yorum isteği gönderilir ([NPS ve memnuniyet](/blog/nps-musteri-memnuniyeti-crm)); kontrol ve idame randevuları için ayrı hatırlatma zinciri kurulur.
Yeni danışan kazanımı çoğunlukla **Instagram, Google yorumları ve tavsiye** üzerinden olur: DM'den gelen talep CRM'e alınır ([Instagram DM'den lead toplama](/blog/instagram-dm-lead-toplama-crm)), kaynak kaydedilir, ilk görüşme randevusu verilir. **Gizlilik** bu sektörde özel önem taşır: sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; CRM'e girilecek bilgi, ihtiyaç duyulan asgari düzeyde tutulmalı (klinik kayıtlar klinik/danışan yazılımında kalmalı), erişim rol bazlı olmalı ve açık rıza süreçleri uzmanla değerlendirilmelidir ([KVKK ve CRM](/blog/kvkk-ve-crm), [CRM güvenliği](/blog/crm-guvenligi-yetki-yonetimi-kvkk)). Benzer klinik akışı için [klinik CRM](/klinik-crm) sayfasına da bakabilirsiniz.
Danışan CRM'inin tuttuğu akış
- 1Danışan: iletişim, kaynak, hedef ve ilk görüşme tarihi
- 2Paket: seans sayısı, süre, ücret ve ödeme planı
- 3Seans: tarih, geldi/gelmedi ve kalan seans sayacı
- 4Hatırlatma: randevu, kontrol ve yenileme mesajı
- 5İlişki: memnuniyet, yorum isteği ve idame randevusu
Merkezin CRM'e ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
Danışanlar programı yarıda bırakıyor
Seans aralıkları açılıyor, kimse aramıyor; sonuç alınmadan danışan kayboluyor.
Paket bitişi fark edilmiyor
Seansları biten danışana yenileme önerisi yapılmıyor; ilişki sessizce kesiliyor.
Randevular dağınık
Takvim, WhatsApp ve defterde farklı kayıtlar; çakışma ve unutma yaşanıyor.
İlerleme notları kişide
Uzman değişince danışanın geçmişi kayboluyor.
Talepler Instagram'da kaybolur
DM'den gelen talepler geç yanıtlanıyor ya da hiç kaydedilmiyor.
Yorum ve tavsiye tesadüfi
Memnun danışandan yorum istenmiyor; tavsiye kaynağı ölçülmüyor.
Diyetisyen ve fizyoterapi CRM kurulumunda neyi kurguluyoruz
Danışan kartı
İletişim, kaynak, hedef, ilk görüşme notu (asgari düzeyde) ve ilişkili paketler.
Paket ve seans takibi
Paket tanımı, seans sayacı, bitiş tarihi, ödeme planı ve yenileme görevi.
Randevu ve hatırlatma
Takvim entegrasyonu, otomatik hatırlatma ve tek tıkla erteleme bağlantısı.
Gelmeyen ve bırakan akışı
Aynı gün telafi görevi; 2-3 hafta gelmeyenler için bırakma riski segmenti.
Memnuniyet ve yorum
Program sonu kısa anket; memnun danışana yorum isteği; olumsuz geri bildirimde yönetici uyarısı.
Gizlilik ve raporlar
Rol bazlı erişim; paket tamamlama oranı, gelmeyen oranı, kaynak bazlı kazanım ve yenileme raporu.
Bu iki alanda dikkat ettiğimiz noktalar
Klinik kayıt ile CRM ayrımı
Ayrıntılı sağlık kaydı klinik/danışan yazılımında; CRM yalnızca ilişki ve paket sürecini tutar.
Hedef ve beklenti dili
Mesajlarda sonuç vaadi ve karşılaştırmalı iddialar kullanılmaz; ilgili düzenlemeler ve meslek kuralları kontrol edilir.
Ton
Destekleyici ve yargısız; 'gelmediniz' yerine 'sizi merak ettik, telafi planlayalım'.
Küçük merkez gerçeği
1-5 uzmanlı merkezde sade bir yapı yeterlidir ([KOBİ CRM kurulumu](/kobi-crm-kurulumu)).
Çevrimiçi seanslar
Online görüşme bağlantısı randevu kaydına eklenir; ayrı bir takvim karmaşası yaratılmaz.
Mevsimsellik
Yaz öncesi ve yılbaşı sonrası talep dalgaları için kampanya ve kapasite planı ([toplu iletişim](/crm-sms-eposta-toplu-iletisim)).
Programı tamamlayan danışan ile yarıda bırakan: CRM neyi değiştirir?
Sık sorulan sorular
Diyetisyen ve fizyoterapist için CRM neden gerekli?
Çünkü başarı ve gelir, danışanın programı sürdürmesine bağlıdır. CRM hatırlatma, gelmeyen takibi, paket bitişi ve yenileme süreçlerini düzenleyerek sürekliliği artırmayı hedefler.
Danışanın sağlık bilgilerini CRM'e girmeli miyim?
Mümkün olduğunca asgari düzeyde: sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Ayrıntılı kayıt klinik yazılımında kalmalı; CRM'de yalnızca süreç bilgisi tutulmalıdır. Hukuki değerlendirme için uzman görüşü alın.
Randevu yazılımım var; CRM yine de gerekir mi?
Randevu yazılımı takvimi yönetir; CRM ise talep, paket, hatırlatma, gelmeyen takibi ve yorum akışını bağlar. Aralarında veri akışı kurulabilir.
Hangi platform uygundur?
Küçük merkez için sade bir platform yeterlidir; [CRM seçim sihirbazı](/crm-secim-sihirbazi) ön yönlendirme verir. Hiçbir platformun resmî partneri değiliz.
Kurulum ne kadar sürer?
Tek şubeli bir merkez için temel kurulum birkaç günden iki haftaya kadar sürer. Ayrıntı için [iletişim](/iletisim) sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Danışan sürekliliğini organize edelim
Merkezinizin paket, randevu ve hatırlatma alışkanlıklarını dinleyip gelmeyen ve yenileme akışı olan sade bir CRM kurgusu çıkaralım. Bağlayıcılık yok.